Mala planificación de turnos puede elevar hasta 30% los costos laborales de una empresa 

Horas extras recurrentes, sobredimensionamiento de personal y falta de cobertura son algunas de las ineficiencias que pueden explicar este incremento y que, en muchos casos, pasan desapercibidas al analizar únicamente el gasto mensual de planilla. 

Una empresa puede incrementar sus costos laborales sin contratar más trabajadores. Una de las razones puede estar en cómo distribuye sus jornadas y en qué tan alineados están los horarios con las necesidades de la operación. De acuerdo con GeoVictoria Perú, una mala planificación de turnos puede elevar hasta 30% los costos laborales de una empresa, especialmente cuando las horas de trabajo no se ajustan adecuadamente a la demanda.

En Perú, las dos primeras horas de sobretiempo tienen un recargo mínimo de 25% sobre el valor de la hora y, desde la tercera, de 35%. Por ello, cuando las horas extras dejan de responder a situaciones excepcionales y se vuelven recurrentes, pueden representar un sobrecosto relevante para las empresas.

“El problema no está en tener horas extras, porque pueden ser necesarias ante un pico de demanda o una situación excepcional. La alerta aparece cuando se convierten en la solución habitual para cubrir determinadas posiciones. En ese caso, es importante revisar qué está ocurriendo con la planificación”, explica Jorge Delgado, Country Manager de GeoVictoria Perú.

El impacto, sin embargo, no se limita al sobretiempo. Una dotación superior a la requerida durante períodos de baja demanda implica recursos que no están siendo utilizados de manera eficiente, mientras que una cobertura insuficiente durante los picos de actividad puede llevar a extender jornadas, modificar turnos o recurrir a reemplazos de último minuto.

De acuerdo con el ejecutivo de GeoVictoria Perú, existen algunas señales que pueden alertar a las empresas de que la gestión de sus turnos está generando costos innecesarios: 

1. Las horas extras se concentran siempre en las mismas áreas. Puede indicar que determinados turnos están quedando cortos o que la distribución del personal no responde a la demanda real.

2. Los turnos cambian constantemente. Modificar horarios de manera recurrente puede generar desorden operativo y dificultar la cobertura de determinadas posiciones.

3. Las ausencias obligan a improvisar. Cuando una falta termina en horas extras, cambios de turno o llamados de último minuto, la empresa está absorbiendo el costo de una planificación que no contempló escenarios de contingencia.

4. No existe visibilidad sobre las horas trabajadas. Si la empresa conoce cuánto paga en horas extras, pero no puede identificar dónde, cuándo y por qué se generan, resulta más difícil determinar qué está originando el sobrecosto.

Para Delgado, el primer paso es comparar lo planificado con lo que efectivamente ocurre durante la jornada. Revisar asistencia, turnos, ausencias y sobretiempos permite identificar patrones y determinar si existen desviaciones recurrentes en determinadas áreas o períodos. “Una empresa puede saber cuánto pagó en horas extras, pero eso no necesariamente explica por qué las está pagando. Contar con información sobre la operación permite identificar patrones y tomar decisiones con mayor anticipación”, señala Delgado.

Por ello, gestionar los horarios no significa eliminar las horas extras, sino asegurar que las horas de trabajo estén asignadas de acuerdo con las necesidades reales de la operación. Una planificación basada en información permite anticipar ausencias, ajustar la cobertura y evitar que desviaciones que inicialmente parecen pequeñas terminen acumulándose en los costos laborales.